Ambiti di ottimizzazione

Un flusso di lavoro funziona quando ogni attività ha un responsabile, un ingresso e un'uscita chiari. Nella pratica molte procedure si sono formate da sole: passaggi aggiunti per risolvere un problema del passato, controlli doppi, approvazioni senza scadenza. Rendiamo visibile il flusso reale, togliamo i passaggi che non aggiungono valore e definiamo dove e come registrare lo stato di avanzamento.

• mappatura delle fasi e dei passaggi di consegne tra reparti;
• regole di priorità e tempi massimi per le approvazioni;
• un unico punto in cui consultare lo stato di una pratica.

Quando gestionale, CRM, e-commerce e contabilità non comunicano, il collegamento lo fanno le persone, a mano. Valutiamo per ogni coppia di sistemi il modo più adatto per scambiare dati: interfacce API, connettori già disponibili, esportazioni programmate. Stabiliamo anche quale sistema è la fonte ufficiale di ogni informazione, per evitare due versioni diverse dello stesso cliente o dello stesso prezzo.

• schema dei sistemi e dei dati che si scambiano;
• scelta del metodo di integrazione e dei controlli di errore;
• regole su quale sistema prevale in caso di conflitto.

Inserimento di dati, rinomina di file, invio di promemoria, preparazione degli stessi documenti ogni settimana: sono attività che non richiedono giudizio ma occupano ore. Le classifichiamo in tre gruppi: da eliminare perché inutili, da semplificare con un modello o una regola, da automatizzare con uno strumento. Il terzo gruppo è di solito il più piccolo, e va bene così.

• elenco delle operazioni ripetitive con frequenza e tempo stimato;
• modelli, campi predefiniti e regole di compilazione;
• automazioni documentate, con un responsabile per ciascuna.

La tecnologia rende quando le persone sanno usarla. Spesso le funzioni che risolverebbero un problema esistono già, ma nessuno le ha attivate o spiegate. Interveniamo su configurazione, permessi e formazione mirata, e aiutiamo a definire poche regole comuni: dove si salvano i documenti, come si nominano, chi può modificarli.

• revisione di licenze e funzioni inutilizzate;
• regole condivise per archiviazione e condivisione dei file;
• guide brevi e sessioni pratiche per il personale.